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Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos y forma parte del paquete de Microsoft Office. Access 2010 es la última versión de este potente programa que permite a los usuarios almacenar y seguir grandes cantidades de datos que pueden ser analizados para diferentes necesidades.
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Al crear tablas en Access, es necesario seleccionar un tipo de datos para cada columna de datos. El tipo de datos Texto corto es una opción popular, ya que permite introducir casi cualquier carácter (letra, símbolo o número). Sin embargo, una selección cuidadosa de los tipos de datos puede ayudarle a aprovechar más características de Access (como la validación de datos y las funciones), y mejora la precisión de la información que está almacenando. La siguiente tabla ofrece un resumen de los tipos de datos disponibles en las bases de datos de escritorio de Access (.accdb y .mdb).
Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos; cada campo Adjunto puede contener un número ilimitado de archivos adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un archivo de base de datos. Tenga en cuenta que el tipo de datos Adjunto no está disponible en los formatos de archivo MDB.
Puede crear una expresión que utilice datos de uno o varios campos. Puede designar diferentes tipos de datos de resultado de la expresión. Tenga en cuenta que el tipo de datos Calculado no está disponible en los formatos de archivo MDB.
La entrada del Asistente de búsqueda en la columna Tipo de datos en la vista Diseño no es realmente un tipo de datos. Cuando se selecciona esta entrada, se inicia un asistente para ayudarle a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un campo de búsqueda simple utiliza el contenido de otra tabla o una lista de valores para validar el contenido de un único valor por fila. Un campo de búsqueda complejo le permite almacenar varios valores del mismo tipo de datos en cada fila.
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Introducción a ms access 2010
Los tipos de datos son los componentes básicos de las bases de datos. El tipo de datos de un campo no sólo influye en otras características importantes de ese campo, como el tamaño del mismo, sino también en la forma en que se utiliza el campo en toda la base de datos, como en objetos, cálculos, expresiones, etc. Utilizar el tipo de datos adecuado es la clave del éxito.
La figura 1 muestra el menú desplegable Tipo de datos para cuando se definen campos en una tabla de Access. Algunos de los tipos de datos son simples y sencillos, mientras que otros son complejos. Puede ser útil pensar en ellos como categorías generales de datos, con la propiedad Tamaño de campo que proporciona más detalles sobre el “verdadero” tipo de datos. Por ejemplo, un campo con la propiedad Tipo de Datos establecida como Número podría ser un entero largo, un decimal o algún otro tipo de número. Cuál de ellos será está determinado por la propiedad Tamaño del campo. La Figura 2 muestra los tipos de datos utilizados en nuestra base de datos de ejemplo.
Texto corto (antes Texto) es un tipo de datos simple. Un campo con este tipo de datos está limitado a un máximo de 255 caracteres de longitud, lo cual está controlado por el tamaño del campo. Es una buena idea considerar la longitud real de los datos que se utilizarán en ese campo y establecer el tamaño del campo en consecuencia. Por ejemplo, si tiene un código de sólo siete caracteres, limitar el tamaño del campo a 7 da como resultado un mejor rendimiento y ayuda a reducir los errores, como por ejemplo que alguien introduzca un código de ocho caracteres no válido.
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