Contabilidad por partida doble
Los registros contables son toda la documentación y los libros que intervienen en la preparación de los estados financieros o los registros pertinentes para las auditorías y las revisiones financieras. Los registros contables incluyen los registros de activos y pasivos, las transacciones monetarias, los libros de contabilidad, los diarios y cualquier documento justificativo, como cheques y facturas.
Por lo general, existen normas y leyes que obligan a las entidades contables y a las empresas de contabilidad a conservar los registros contables durante un periodo de tiempo determinado. En Estados Unidos, la Comisión del Mercado de Valores (SEC) exige que las empresas contables conserven los registros de las auditorías y revisiones durante al menos siete años y que conserven cualquier registro que apoye o ponga en duda las conclusiones de una auditoría.
No existe un acuerdo universal sobre qué colección de documentos empresariales constituye un conjunto completo de registros contables. Los registros contables pueden considerarse un término general. Las distintas partes, como los acreedores, los inversores de capital o los grupos interesados en la gobernanza de la empresa, tendrán prioridades diferentes y, a menudo, contrapuestas; sus exigencias o preferencias en materia de documentación cambiarán continuamente.
Plan de cuentas
El término “contabilidad” se asocia a menudo con el registro de las transacciones financieras de una empresa y la preparación de impuestos. Pero eso es sólo una parte del cuadro: Hay muchos tipos de contabilidad que se centran en disciplinas financieras específicas, en las necesidades de la organización y en los costes únicos de una empresa para crear productos y servicios. Algunos tipos analizan los resultados financieros pasados, mientras que otros se utilizan para hacer previsiones. Y algunos tipos de contabilidad no son en absoluto financieros, sino que se centran en los informes medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG).
Los destinatarios de los documentos e informes contables también varían. Algunos informes se preparan sólo para fines internos, utilizados por los líderes de la empresa para informar de sus decisiones. Otros son para su revisión pública, preparados para los organismos reguladores, los posibles inversores e incluso los clientes. A continuación, analizamos en profundidad los distintos tipos de contabilidad y por qué cada uno de ellos es importante.
En esencia, la contabilidad es el proceso de registro, seguimiento y análisis de las transacciones financieras de una empresa -principalmente gastos e ingresos- y la agregación de la información en diversos informes financieros. Estos informes, que incluyen balances, estados de ingresos y flujos de caja y previsiones financieras, ayudan a los responsables internos de la empresa a entender la salud financiera general de la misma para que puedan tomar decisiones informadas sobre nóminas, inventarios, nuevas oportunidades de negocio y otros factores relacionados con el rendimiento general.
Balance de situación
Si puedes leer una etiqueta nutricional o un marcador de béisbol, puedes aprender a leer estados financieros básicos. Si puedes seguir una receta o solicitar un préstamo, puedes aprender contabilidad básica. Lo básico no es difícil ni es una ciencia espacial.
Este folleto está diseñado para ayudarle a obtener una comprensión básica de cómo leer los estados financieros. Al igual que una clase de reanimación cardiopulmonar le enseña a realizar los fundamentos de la reanimación cardiopulmonar, este folleto le explicará cómo leer las partes básicas de un estado financiero. No le capacitará para ser contable (al igual que un curso de reanimación cardiopulmonar no le convertirá en un médico cardiaco), pero debería darle la confianza necesaria para ser capaz de mirar un conjunto de estados financieros y darles sentido.
Todos recordamos la inmortal frase de Cuba Gooding Jr. en la película Jerry Maguire: “¡Muéstrame el dinero!”. Pues bien, eso es lo que hacen los estados financieros. Te muestran el dinero. Te muestran de dónde viene el dinero de una empresa, a dónde va y dónde está ahora.
Hay cuatro estados financieros principales. Son: (1) los balances; (2) las cuentas de resultados; (3) los estados de flujos de efectivo; y (4) los estados de patrimonio neto. Los balances muestran lo que una empresa posee y lo que debe en un momento determinado. Las cuentas de resultados muestran cuánto dinero ha ganado y gastado una empresa durante un periodo de tiempo. Los estados de flujo de caja muestran el intercambio de dinero entre una empresa y el mundo exterior también durante un periodo de tiempo. El cuarto estado financiero, llamado “estado de los fondos propios”, muestra los cambios en los intereses de los accionistas de la empresa a lo largo del tiempo.
Importancia de los registros contables
Hay muchos tipos de contabilidad que requieren diferentes tipos de contadores, y es extremadamente fácil para uno perderse en la salsa de la misma. Por lo tanto, con el uso de tantos documentos, para ver frente a ellos, uno debe mantener registros.
Además, ha llegado al lugar correcto porque si una empresa desea conocer su estado financiero y su salud, es esencial que mantenga registros contables que son una representación física de cada transacción.
Los registros contables representan todos los documentos que hacen posible la contabilidad, desde la preparación de los estados financieros hasta su finalización, lo que permite que sean revisados por las auditorías. Estos registros contables son el activo y el pasivo, las transacciones monetarias, los libros de contabilidad, los diarios, etc.
En general, existen dos tipos de registros contables: de partida simple y de partida doble. El de partida simple es más fácil y manejable para las pequeñas empresas, mientras que el de partida doble es más complejo y requiere dos asientos, uno en el debe y otro en el haber, por cada transacción que realiza la empresa. El objetivo es que los libros estén equilibrados y que se controle el flujo de caja.
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